Politique de confidentialité de copro.ma

1. Qui traite les données, et à quel titre

Deux situations doivent être distinguées, car elles n'emportent pas les mêmes responsabilités.

Pour les données des comptes des syndics et de leurs utilisateurs, ainsi que pour les messages adressés par le formulaire de contact, l'éditeur agit comme responsable de traitement.

Pour les données des copropriétaires, des lots et des écritures financières saisies par le syndic dans le cadre de la gestion d'une résidence, le syndic est responsable de traitement et l'éditeur agit comme sous-traitant, sur instruction du syndic et pour les seuls besoins du service.

Une personne concernée peut exercer ses droits auprès de l'un ou de l'autre : une demande reçue par l'éditeur au titre de données dont le syndic est responsable lui est transmise.

2. Données traitées

Le service traite les catégories de données suivantes.

Identification et contact : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, langue choisie, rôle dans l'application.
Copropriétaires : nom, prénom, numéro de carte nationale d'identité lorsqu'il est saisi, coordonnées, adresse, lots détenus et quotes-parts.
Données financières de copropriété : appels de fonds, montants appelés et réglés, soldes, avances, impayés, reçus numérotés, dépenses et justificatifs.
Vie de la copropriété : annonces, documents déposés, réclamations et leurs pièces jointes, convocations, présences, pouvoirs, votes et procès-verbaux d'assemblée.
Réponses aux sondages consultatifs, dans les conditions précisées plus bas.
Données techniques : date de dernière connexion, adresse IP au moment de l'envoi d'un formulaire public, journal d'audit des actions structurantes.

3. Pourquoi ces données sont traitées

Les traitements poursuivent les finalités suivantes.

Fournir le service de gestion de copropriété souscrit par le syndic : exécution du contrat.
Établir les appels de fonds, les reçus et les documents comptables : exécution du contrat et obligations légales du syndic.
Tenir les assemblées générales et produire les procès-verbaux : obligations découlant de la loi 18-00 telle que modifiée et complétée par la loi 106-12.
Informer les copropriétaires par courrier électronique et dans l'application : exécution du contrat.
Assurer la sécurité du service, prévenir les abus et conserver une trace des actions structurantes : intérêt légitime de l'éditeur et du syndic.
Facturer l'abonnement et répondre aux demandes adressées par le formulaire de contact : exécution du contrat et mesures précontractuelles.

4. Destinataires et prestataires

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

Au sein du service, le cloisonnement est appliqué par syndic et par résidence : un syndic n'accède jamais aux données d'un autre, et un copropriétaire n'accède qu'aux données de ses propres lots et aux informations collectives que le syndic a choisi de publier.

L'éditeur recourt aux prestataires suivants, tenus à des obligations de sécurité et de confidentialité.

Hébergement et stockage des fichiers : [À COMPLÉTER].
Envoi des courriers électroniques transactionnels : [À COMPLÉTER].
Sauvegardes chiffrées : [À COMPLÉTER].

5. Durées de conservation

Les données sont conservées pour la durée nécessaire aux finalités décrites, puis supprimées ou archivées.

Compte et données de gestion : pendant toute la durée du contrat, puis trente jours pour permettre la récupération des données.
Pièces comptables, reçus, appels de fonds et procès-verbaux : dix ans, conformément aux obligations de conservation applicables aux documents comptables.
Journal d'audit : cinq ans, afin de pouvoir établir qui a accompli une action structurante.
Messages adressés par le formulaire de contact : trois ans à compter du dernier échange.
Sauvegardes : selon un cycle de rotation, les données supprimées disparaissant des sauvegardes au terme de ce cycle.

6. Sécurité

Les échanges entre le navigateur et le service sont chiffrés. Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair.

L'accès aux données est cloisonné par syndic et gouverné par des rôles et des permissions ; les gestionnaires peuvent se voir attribuer des droits restreints.

Les actions structurantes sont consignées dans un journal d'audit. Les écritures financières ne sont jamais supprimées : une annulation prend la forme d'une contre-écriture ou d'un changement de statut, afin que l'historique reste vérifiable.

Des sauvegardes régulières sont réalisées et leur bon déroulement est surveillé.

7. Vos droits

Conformément à la loi 09-08, toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition pour motif légitime au traitement de ses données.

Ces droits s'exercent auprès du syndic gestionnaire de la résidence, ou auprès de l'éditeur à l'adresse [À COMPLÉTER], en justifiant de son identité.

Certains droits connaissent des limites : les écritures comptables et les procès-verbaux d'assemblée ne peuvent être effacés à la demande, la loi imposant leur conservation.

Toute personne peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de contrôle de la protection des données à caractère personnel.

8. Cookies

Le site et le service n'utilisent que des cookies strictement nécessaires à leur fonctionnement : maintien de la session d'un utilisateur connecté et protection contre la falsification de requêtes.

Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de suivi comportemental n'est déposé, et aucun traceur de tiers n'est chargé.

9. Sondages : ce qui est affiché et ce qui est conservé

Lorsqu'un syndic ouvre un sondage en masquant l'identité des votants, aucune interface, aucun export et aucun document ne révèle qui a répondu quoi : seuls les totaux sont publiés, y compris au syndic.

L'identité du votant reste néanmoins enregistrée en base, afin d'empêcher qu'un même lot réponde deux fois. Ce mode est donc présenté comme des réponses non affichées nominativement, et non comme un vote anonyme.

Un sondage est consultatif : il ne remplace ni une résolution ni un procès-verbal d'assemblée générale.

10. Transferts hors du Maroc

Les données sont hébergées en [À COMPLÉTER]. Lorsqu'un transfert vers un pays étranger est nécessaire, il n'est réalisé que vers un pays assurant un niveau de protection suffisant, ou sur le fondement d'une autorisation de la CNDP.

11. Mineurs

Le service s'adresse à des professionnels et à des copropriétaires majeurs. Il n'est pas destiné à recueillir des données concernant des mineurs.

12. Modification de la politique

Cette politique peut être modifiée pour tenir compte d'évolutions du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.

Une modification substantielle est portée à la connaissance des clients avant son entrée en vigueur.